RICHTLINIE ZU PERSONENBEZOGENEN DATEN

1. Präambel

Die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr, auch bekannt als Allgemeine Datenschutzverordnung (im Folgenden "DSGVO"), legt den Rechtsrahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest.

Die DSGVO stärkt die Rechte und Pflichten der für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, der Datenverarbeiter, der betroffenen Personen und der Datenempfänger.

Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit müssen wir personenbezogene Daten verarbeiten.

Zum besseren Verständnis dieser Richtlinie wird darauf hingewiesen, dass :

• der "Datenverantwortliche" die Firma UbiCast ist;
• "Verarbeiter" bezeichnet jede natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag von UbiCast verarbeitet;
• "betroffene Personen" bezeichnet die Kunden und/oder Ansprechpartner von UbiCast;
• "Datenempfänger" bezeichnet jede natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten von UbiCast erhält. Datenempfänger können daher sowohl Mitarbeiter von UbiCast als auch externe Organisationen (Partner, Aussteller, Banken, Referenten usw.) sein.

Artikel 12 der Datenschutz-Grundverordnung schreibt vor, dass die betroffenen Personen in knapper, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form über ihre Rechte informiert werden müssen.

2. Gegenstand

Zweck dieser Richtlinie ist es, der Informationspflicht von UbiCast gemäß Artikel 12 der Datenschutz-Grundverordnung nachzukommen und die Rechte und Pflichten seiner Kunden und Ansprechpartner in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu formalisieren.

3. Geltungsbereich

Die vorliegende Richtlinie soll im Rahmen der Einrichtung aller Verarbeitungen von personenbezogenen Daten in Bezug auf die Kunden und Kontakte von UbiCast gelten.

UbiCast unternimmt alle Anstrengungen, um sicherzustellen, dass die Daten im Rahmen einer präzisen internen Governance verarbeitet werden. Diese Richtlinie gilt jedoch nur für die Verarbeitung, für die UbiCast der für die Verarbeitung Verantwortliche ist, und daher nicht für Verarbeitungen, die nicht außerhalb der von UbiCast festgelegten Governance-Regeln erstellt oder durchgeführt werden ("unkontrollierte" oder "Schatten-IT"-Verarbeitungen).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann direkt von UbiCast oder über einen von UbiCast speziell benannten Auftragsverarbeiter erfolgen. Diese Politik ist unabhängig von allen anderen Dokumenten, die im Rahmen der vertraglichen Beziehungen zwischen UbiCast und seinen Kunden oder Kontakten gelten können.

4. Allgemeine Grundsätze & Datenerhebung

UbiCast verarbeitet keine Kunden- und Kontaktdaten, wenn es sich nicht um personenbezogene Daten handelt, die von oder für die Lösungen von UbiCast erhoben oder im Zusammenhang mit den Lösungen von UbiCast verarbeitet werden, und wenn sie nicht mit den allgemeinen Grundsätzen der DSGVO übereinstimmen.

Die Zwecke, für die UbiCast Daten verarbeitet, sind die folgenden:

Diese Liste soll so vollständig wie möglich sein; jeder neue Zweck, jede Änderung oder Streichung eines bestehenden Verarbeitungsvorgangs wird den Kunden und Kontaktpersonen durch eine Änderung dieser Politik zur Kenntnis gebracht.

Arten der erhobenen Daten

Quelle der Daten

Die Daten, die sich auf die Kunden und Kontakte von UbiCast beziehen, werden in der Regel direkt bei diesen erhoben (direkte Erhebung). Die Datenerhebung kann auch indirekt erfolgen, über spezialisierte Unternehmen oder über UbiCasts Partner und Lieferanten. In diesem Fall achtet UbiCast sehr darauf, die Qualität der erhaltenen Daten zu gewährleisten.

Zwecke und Rechtsgrundlage

Je nach Fall verarbeitet UbiCast Ihre Daten für die folgenden Zwecke:

• Verwaltung der Anmeldungen/Abmeldungen für die von UbiCast bereitgestellten Lösungen;
• Verwaltung des Newsletters;
• Verwaltung der Kundenbeziehungen (CRM);
• Kontaktverwaltung (GRP);
• Verwaltung der von UbiCast betriebenen Internetseiten;
• Verwaltung von Benutzerkonten auf der Internetseite von UbiCast;
• Verwaltung von Cookies;
• Buchhaltung und Rechnungsverwaltung;
• Organisation von Veranstaltungen;
• Verwaltung von Sitzungen und Versammlungen;
• Verwaltung von Meldungen über Verhaltensweisen, die gegen diese Nutzungsbedingungen verstoßen;
• Aufbewahrung von Daten im Zusammenhang mit gesetzlichen Sicherheitsverpflichtungen;
• Verbesserung der Lösungen und Erhebung der Zufriedenheit ;
• Erfassung des Publikums;
• Statistiken.

Diese Zwecke beruhen sowohl auf dem bestehenden Vertragsverhältnis zwischen UbiCast und seinen Kunden und Interessenten als auch auf dem legitimen Interesse von UbiCast, Daten über seine Nutzer und Kontakte zu besitzen.

Datenempfänger - Bevollmächtigung und Nachvollziehbarkeit

UbiCast stellt sicher, dass die Daten nur berechtigten internen und externen Empfängern zugänglich sind.

Die Empfänger von personenbezogenen Daten von Kunden und Kontakten innerhalb von UbiCast unterliegen einer Geheimhaltungspflicht. UbiCast entscheidet, welcher Empfänger auf welche Daten gemäß einer Berechtigungsrichtlinie zugreifen darf. Darüber hinaus können personenbezogene Daten an jede Behörde weitergegeben werden, die rechtlich befugt ist, von diesen Daten Kenntnis zu erhalten. In diesem Fall ist UbiCast nicht verantwortlich für die Bedingungen, unter denen die Mitarbeiter dieser Behörden auf die Daten zugreifen und sie verwenden.

Dauer der Aufbewahrung

Die Dauer der Datenaufbewahrung wird von UbiCast unter Berücksichtigung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen oder, falls dies nicht der Fall ist, je nach Bedarf, insbesondere nach den folgenden Grundsätzen festgelegt:

Nach Ablauf der festgelegten Zeiträume werden die Daten entweder gelöscht oder nach Anonymisierung, insbesondere für statistische Zwecke, aufbewahrt. Sie können im Falle von Vor- und Rechtsstreitigkeiten aufbewahrt werden. Kunden und Ansprechpartner werden darauf hingewiesen, dass die Löschung oder Anonymisierung von Daten unwiderruflich ist und dass UbiCast die Daten danach nicht mehr wiederherstellen kann.

5. Recht auf Bestätigung und Auskunftsrecht

Kunden und Kontaktpersonen haben das Recht, von UbiCast eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob ihre Daten verarbeitet werden oder nicht.

Kunden und Kontaktpersonen haben außerdem ein Auskunftsrecht, das die Einhaltung der folgenden Regeln voraussetzt:

• Der Antrag muss von der betroffenen Person selbst gestellt werden und von einer Kopie eines aktuellen Ausweises begleitet sein;
• der Antrag muss schriftlich an die folgende Adresse gerichtet werden: UbiCast - Data Protection Officer, 198 Avenue de France, 75013 Paris, Frankreich oder an die E-Mail-Adresse dpo@ubicast.eu.

Kunden und Ansprechpartner haben das Recht, von UbiCast eine Kopie ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Im Falle einer Anfrage nach einer weiteren Kopie ist UbiCast jedoch berechtigt, den Kunden und Kontaktpersonen die Kosten dafür in Rechnung zu stellen. Wenn Kunden und Kontaktpersonen ihren Antrag auf eine Kopie der Daten auf elektronischem Wege einreichen, werden die angeforderten Informationen in einer gängigen elektronischen Form bereitgestellt, sofern nicht anders gewünscht. Die Kunden und Ansprechpartner werden darauf hingewiesen, dass sich das Auskunftsrecht nicht auf Informationen oder Daten beziehen darf, die vertraulich sind oder deren Weitergabe gesetzlich nicht erlaubt ist. Das Auskunftsrecht darf nicht missbräuchlich ausgeübt werden, d.h. regelmäßig mit dem alleinigen Ziel, die betreffende Lösung zu stören.

6. Verwaltung der Rechte der betroffenen Personen

Recht auf Berichtigung

UbiCast erfüllt Aktualisierungsanfragen:

• automatisch bei Online-Änderungen von Feldern, die technisch oder rechtlich aktualisiert werden können;
• auf schriftlichen Antrag der betroffenen Person selbst, die ihre Identität nachweisen muss.

Recht auf Löschung

Das Recht der Kunden und Ansprechpartner auf Löschung gilt nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt. Abgesehen davon können Kunden und Kontaktpersonen die Löschung ihrer Daten in den folgenden begrenzten Fällen verlangen:

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich;
• Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützt, und es gibt keinen anderen Rechtsgrund für die Verarbeitung;
• die betroffene Person widerspricht der Verarbeitung, die zur Wahrung der berechtigten Interessen von UbiCast erforderlich ist, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor;
• die betroffene Person widerspricht der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke des Marketings, einschließlich Profiling;
• die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist unrechtmäßig.

Gemäß den Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten werden Kunden und Kontaktpersonen darüber informiert, dass es sich hierbei um ein individuelles Recht handelt, das nur von der betroffenen Person in Bezug auf ihre eigenen Informationen ausgeübt werden kann: Aus Sicherheitsgründen muss die betreffende Lösung daher die Identität von Kunden und Kontaktpersonen überprüfen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Kunden und Kontaktpersonen werden darüber informiert, dass dieses Recht nicht gelten soll, sofern die von UbiCast durchgeführte Verarbeitung rechtmäßig ist und alle erhobenen personenbezogenen Daten für die Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich sind.

Recht auf Datenübertragbarkeit

UbiCast akzeptiert die Datenübertragbarkeit in dem besonderen Fall, dass die Daten von den Kunden und Kontakten selbst bereitgestellt wurden, für Online-Lösungen, die von UbiCast selbst angeboten werden, und für Zwecke, die ausschließlich auf der Zustimmung der betroffenen Person beruhen. In diesem Fall werden die Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt.

7. Automatisierte individuelle Entscheidungsfindung

biCast trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen.

8. Post-Mortem-Rechte

Kunden und Kontaktpersonen werden darüber informiert, dass sie das Recht haben, Anweisungen bezüglich der Aufbewahrung, Löschung und Weitergabe ihrer Daten nach dem Tod zu erteilen. Die Übermittlung spezifischer Post-Mortem-Anweisungen und die Ausübung ihrer Rechte kann per E-Mail an dpo@ubicast.eu oder per Post an die folgende Adresse erfolgen: UbiCast - Data Protection Officer, 198 Avenue de France, 75013 Paris, Frankreich, unter Beifügung einer Kopie eines unterzeichneten Ausweises.

9. Freiwilligkeit oder Pflicht der Antworten

Auf jedem Formular zur Erhebung personenbezogener Daten werden die Kunden und Ansprechpartner durch ein Sternchen darüber informiert, ob die Antworten obligatorisch oder freiwillig sind. Im Falle von obligatorischen Antworten erklärt UbiCast den Kunden und Kontakten die Folgen einer Nichtbeantwortung.

10. Recht auf Nutzung

Die Kunden und Ansprechpartner räumen UbiCast das Recht ein, ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke zu nutzen und zu verarbeiten. Allerdings bleiben die angereicherten Daten, die das Ergebnis einer Verarbeitungs- und Analysearbeit von UbiCast sind, ansonsten als angereicherte Daten bezeichnet, das alleinige Eigentum von UbiCast (Nutzungsanalysen, Statistiken, etc.).

11. Auftragsverarbeiter

UbiCast informiert seine Kunden und Ansprechpartner darüber, dass es im Rahmen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einen Auftragsverarbeiter seiner Wahl einschalten kann. In einem solchen Fall stellt UbiCast sicher, dass der Auftragsverarbeiter seinen Verpflichtungen aus der DSGVO nachkommt. UbiCast verpflichtet sich, mit allen seinen Auftragsverarbeitern einen schriftlichen Vertrag abzuschließen, und verlangt von diesen Auftragsverarbeitern, dass sie die gleichen Datenschutzverpflichtungen einhalten, die es selbst einhalten muss. Darüber hinaus behält sich UbiCast das Recht vor, eine Prüfung seiner Auftragsverarbeiter durchzuführen, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.

12. Sicherheit

Es liegt in der Verantwortung von UbiCast, die technischen Sicherheitsmaßnahmen - Hardware oder Software - festzulegen und umzusetzen, die es für angemessen hält, um die versehentliche oder unrechtmäßige Zerstörung, den Verlust, die Änderung oder die Offenlegung von Daten zu verhindern.

Zu diesen Maßnahmen gehören insbesondere:

• Verwaltung der Zugangsberechtigungen zu den Daten;
• interne Sicherungen;
• Identifizierungsverfahren;
• Verwendung von sicheren Protokollen (TLS, SSH)
• Verschlüsselung der Backups.

13. Datenverletzung

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten verpflichtet sich UbiCast, die CNIL gemäß den Anforderungen des GDPR zu benachrichtigen.

Wenn die Verletzung ein hohes Risiko für Kunden und Kontakte darstellt und die Daten nicht geschützt wurden, muss UbiCast:

• die betroffenen Kunden und Kontaktpersonen benachrichtigen;
• den betroffenen Kunden und Kontaktpersonen die erforderlichen Informationen und Empfehlungen zukommen lassen.

14. Grenzüberschreitender Datenverkehr

UbiCast behält sich das Recht vor, grenzüberschreitende Datenströme zu tätigen. In diesem Zusammenhang stellt UbiCast sicher, dass diese Datenströme in den Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung fallen, entweder weil die Daten in annehmbare Länder weitergeleitet werden, oder indem sie durch verbindliche Rechtsinstrumente organisiert werden.

15. Datenschutzbeauftragter (DSB)

UbiCast hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind:

• Adresse e-mail : dpo@ubicast.eu ;

Im Falle einer neuen Verarbeitung personenbezogener Daten wird UbiCast die Angelegenheit zunächst an den Datenschutzbeauftragten weiterleiten.
Wenn Kunden und Kontaktpersonen spezifische Informationen erhalten oder eine spezifische Frage stellen möchten, können sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden, der ihnen innerhalb eines angemessenen Zeitraums je nach der gestellten Frage oder den benötigten Informationen eine Antwort geben wird.
Bei Problemen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten können sich die Kunden und Ansprechpartner an den benannten Datenschutzbeauftragten wenden.

16. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

In seiner Eigenschaft als für die Verarbeitung Verantwortlicher verpflichtet sich UbiCast, ein Verzeichnis aller Datenverarbeitungstätigkeiten zu führen.
Bei diesem Verzeichnis handelt es sich um ein Dokument oder eine Anwendung, in dem/der alle von UbiCast als für die Verarbeitung Verantwortlichem durchgeführten Verarbeitungen aufgeführt sind.
UbiCast verpflichtet sich, der Aufsichtsbehörde auf erstes Anfordern die Informationen zur Verfügung zu stellen, die es ihr ermöglichen, die Übereinstimmung der Verarbeitung mit den geltenden Datenschutzvorschriften zu überprüfen.

17. Recht auf Beschwerde bei der CNIL

Kunden und Kontaktpersonen, die über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten besorgt sind, werden über ihr Recht informiert, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, nämlich der CNIL in Frankreich, einzureichen, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht den europäischen Datenschutzbestimmungen entspricht, und zwar unter folgender Adresse:

CNIL - Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - Frankreich
Tel: +33 (0)1 53 73 22 22

18. Änderungen

Dieses Dokument kann jederzeit geändert oder ergänzt werden, wenn sich die Gesetzgebung, die Rechtsprechung, die Entscheidungen und Empfehlungen der CNIL oder die Praktiken ändern. Jede neue Version dieser Richtlinie wird den Kunden und Kontakten auf jede von UbiCast festgelegte Weise zur Kenntnis gebracht, auch auf elektronischem Wege (z. B. per E-Mail oder online).

19. Weitere Auskünfte

Für weitere Informationen können Sie sich an die folgende Abteilung wenden: dpo@ubicast.eu. Weitere, allgemeinere Informationen über den Schutz personenbezogener Daten finden Sie auf der Internetseite der CNIL unter folgender Adresse: www.cnil.fr.